Ratgeber E-Rechnung

Pflicht und Fristen

• E-Rechnung Pflicht 2027: Wer ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss

  Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Wer betroffen ist, welche Formate gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie ohne Softwarewechsel umstellen.

• E-Rechnung Pflicht 2028: Ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen

  Ab 01.01.2028 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen, unabhängig vom Umsatz. Was kleine Betriebe, Freiberufler und Kleinunternehmer wissen müssen.

• Übergangsfristen der E-Rechnung: 2025, 2026, 2027, 2028

  Alle Übergangsregelungen der E-Rechnungspflicht: Was in 2025 und 2026 noch erlaubt ist, wann PDF und Papier enden, was EDI-Verfahren dürfen und wie sich die Fristen nach Umsatz staffeln.

• Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

  Welche Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Auslandsgeschäfte, Kleinunternehmer. Mit Rechtsgrundlagen.

• E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG

  Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, dürfen aber weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Wann sich die freiwillige E-Rechnung lohnt, wie sie kostenlos geht und was auf die Rechnung gehört.

• Empfangspflicht für E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025

  Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was das konkret bedeutet, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und aufbewahren, und was bei fehlerhaften Eingangsrechnungen gilt.

Formate

• XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchen Sie?

  XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich: Aufbau, Syntax (UBL, CII), Profile, Einsatz bei Behörden und Unternehmen, Lesbarkeit, Anhänge. Entscheidungshilfe mit Tabelle.

• ZUGFeRD-Profile erklärt: Welches Profil ist eine E-Rechnung?

  Alle ZUGFeRD-Profile im Überblick: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG. Welche Profile als E-Rechnung nach § 14 UStG gelten und welches Sie wählen sollten.

• UBL oder CII: Welche XRechnung-Syntax wählen?

  XRechnung gibt es als UBL 2.1 und als UN/CEFACT CII D16B. Unterschiede, Verbreitung, Kompatibilität mit ZUGFeRD und Peppol, und welche Syntax Empfänger bevorzugen.

Pflichtfelder

• Pflichtangaben der E-Rechnung: Was XRechnung und ZUGFeRD verlangen

  Alle Pflichtangaben einer E-Rechnung nach § 14 UStG, EN 16931 und XRechnung (BR-DE): Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Kontakt, Steuernummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuer, Zahlung, Käuferreferenz. Mit BT-Nummern.

• Leitweg-ID: Aufbau, Prüfziffer und wo sie in die XRechnung gehört

  Die Leitweg-ID adressiert öffentliche Auftraggeber in der XRechnung. Aufbau aus Grob- und Feinadressierung mit Prüfziffer, Herkunft, Eintrag als Käuferreferenz BT-10, typische Fehler.

• Käuferreferenz (BT-10) in der XRechnung: Was gehört hinein?

  Die Käuferreferenz BT-10 ist in jeder XRechnung Pflicht (BR-DE-15). Bei Behörden ist sie die Leitweg-ID, bei Unternehmen eine vereinbarte Referenz. Was zulässig ist, was nicht, und wie die Bridge damit umgeht.

Bau und Handwerk

• Abschlagsrechnung als XRechnung: So bilden Sie Abschläge korrekt ab

  Abschlagsrechnungen nach VOB als XRechnung: Rechnungstyp 875 oder 380, kumulierte Leistung, bisherige Abschläge als Vorrechnungen (BG-3), Anrechnung (BT-113), Sicherheitseinbehalt, § 13b. Mit Beispiel.

• Schlussrechnung als XRechnung: Gesamtleistung, Abschläge, Restbetrag

  Schlussrechnung nach VOB als XRechnung: Rechnungstyp 877 oder 380, Gesamtleistung als Positionen, alle Abschläge als Vorrechnungen (BG-3) und als gezahlter Betrag (BT-113), Sicherheitseinbehalt, Restzahlbetrag. Prüfregeln.

• Sicherheitseinbehalt in der E-Rechnung: Darstellung in XRechnung und ZUGFeRD

  Wie ein Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B in der XRechnung abgebildet wird: Zahlungsbedingung BT-20, Nachlass mit Grund, Auswirkung auf Fälligkeitsbetrag und Umsatzsteuer. Mit Beispiel.

• Reverse Charge nach § 13b UStG in der E-Rechnung

  Bauleistungen und andere § 13b-Umsätze als XRechnung oder ZUGFeRD: Steuerkategorie AE, Steuersatz 0, USt-IdNr des Leistungsempfängers, Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Prüfregeln und Fehler.

Fehlercodes

Jede Meldung des Validators erklärt mit Ursache und Lösung, dazu die XRechnung-Regeln BR-DE. Zur Übersicht